Апостиль – что это такое и апостилирование документов в Украине: сроки и стоимость

Апостилирование играет ключевую роль в признании украинских документов за рубежом. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое апостиль, как он работает в Украине и за рубежом, а также особенности его оформления, включая сроки и стоимость процедуры.

Что такое апостиль документов: как выглядит и на какие документы ставится

Апостиль документов – это международно признанная форма легализации официальных документов, которая используется между странами-участницами Гаагской конвенции 1961 года. Эта конвенция упрощает процедуру международного признания документов путем нанесения специального штампа или печати – апостиля. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, статус лица, подписавшего документ, а также достоверность печати или штампа, которые на нем проставлены. Апостиль может быть проставлен как непосредственно на самом документе (на свободном от текста месте или на обратной стороне), так и на отдельном листе, который скрепляется с документом.

Увидеть аналогичные:
Шаблон CV (резюме) для успешного устройства на работу в Польше

Процедура апостилирования позволяет использовать украинские документы за рубежом без дополнительной легализации в консульских учреждениях. То есть, обращаясь за границей в какие-то официальные учреждения, вы можете предоставлять апостилированные украинские документы. При этом стоит иметь в виду, что поставить апостиль на украинские официальные документы вы сможете только на территории Украины – это не удастся сделать в украинских посольствах или консульствах в Польше или еще где-то за рубежом. В Польше вы сможете поставить апостиль исключительно на польские документы.

На какие документы ставится апостиль?

Апостиль обычно проставляется на частных и юридических документах, полученных от судебной власти, органов прокуратуры и юстиции, на административных свидетельствах, документах об образовании и гражданском состоянии, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния (РАГС) и т.д. Предлагаем подробный перечень документов, которые обязательно подлежат апостилированию.

Судебные документы

• Решения судов.
• Постановления.

Документы о гражданском состоянии

• Свидетельства о рождении/усыновлении.
• Свидетельства о браке.
• Свидетельства о разводе;
• Свидетельства о смене имени.

Предлагаем присоединиться к нашему Telegram-каналу, к нашей странице в Facebook, а также к Instagram. Это поможет вам всегда оставаться в курсе главных новостей и актуальных событий.

Нотариально заверенные документы

• Доверенности.
• Соглашения.
• Заявления.

Юридические документы, связанные с деятельностью компаний и организаций

• Учредительные документы.
• Уставы.
• Договора.

Документы, связанные с образованием

• Аттестаты о полном общем среднем образовании.
• Дипломы о высшем образовании.
• Свидетельства о получении определенных квалификаций или участие в учебных программах.

Обратите внимание, что в случае с дипломом об образовании апостиль, хотя и удостоверяет документ, но не дает права на его беспрепятственное использование. Для этого за рубежом, в том числе в Польше часто требуется дополнительная процедура – нострификация диплома, обязательная для медицинских работников, представителей сферы образования и т.д.

Для каких документов апостиль не нужен?

Впрочем, не все документы требуют проставления апостиля. В частности, апостиль не проставляется на следующих документах:

• Паспортные документы: оригиналы паспортов, военные билеты, трудовые книжки, разрешения на ношение оружия, технические паспорта транспортных средств, удостоверения личности.
• Нормативно-правовые акты: оригиналы и копии законодательных и нормативных документов, разъяснения и правовые заключения по их применению, документы, имеющие характер переписки.

При этом стоит иметь в виду, что существуют исключения, когда такие документы могут быть приняты для апостилирования – но исключительно в виде копий или фотокопий, заверенных в нотариальном порядке.

Также важно отметить, что апостиль не может быть проставлен, если документ предназначен для использования в стране, не являющейся участницей Гаагской конвенции, или если в документе обнаружены признаки подделки, неоговоренные исправления, он написан карандашом, получен через факс или если компетентный орган не имеет полномочий или образцов для проверки документа.

Что надо знать об апостиле на документы в других странах

Апостиль на сегодня признается в 112 странах мира. При этом процесс взаимного признания апостиля отличается в разных странах и зависит от двусторонних или многосторонних международных соглашений. Поэтому существуют различные требования к апостилированию в зависимости от страны.

Страны, признающие простое апостилирование

Простое апостилирование предполагает обычное проставление одного апостиля. К странам, которые требуют документы с простым апостилированием относятся:

Австралия, Австрия, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамы, Барбадос, Бахрейн, Белиз, Бельгия, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бразилия, Бруней, Бурунди, Вануату, Венесуэла, Гондурас, Гренада, Греция, Дания, Доминика, Доминиканская Республика, Эквадор, Эль-Сальвадор, Эстония, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кабо-Верде, Китайская Народная Республика, Кипр, Колумбия, Коста-Рика, Латвия, Лесото, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Малави, Мальта, Марокко, Маршалловы острова, Мексика, Монако, Намибия, Нидерланды, Никарагуа, Новая Зеландия, Норвегия, Оман, Острова Кука, Панама, ЮАР (Южно-Африканская Республика), Парагвай, Перу, Польша, Португалия, Республика Корея, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Соединенные Штаты Америки, Суринам, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Венгрия, Украина, Уругвай, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Чили, Черногория, Швейцария, Швеция, Япония.

Страны, которые требуют двойное апостилирование

Некоторые страны требуют двойное апостилирование, когда нужен апостиль и заверенный перевод документа, который, в свою очередь, также нужно апостилировать. К таким странам относятся:

Австрия, США, Испания, Финляндия, Великобритания, Португалия, Италия, Швеция, Дания, Люксембург, Франция, Греция, Бельгия, Саудовская Аравия, Перу, Германия, Норвегия, Израиль, ЮАР, Южная Корея, Нидерланды, Республика Индия, Швейцария, Турция.

При этом стоит обратить внимание, что некоторые из этих стран могут принять документы не только с двойным апостилированием, но и с консульским подтверждением.

Страны, в которых требуется апостилирование с консульским подтверждением

Испания, Италия, Франция – в этих странах необходимо предоставить либо двойной апостиль, либо апостиль и заверенный перевод документа, который легализуется с помощью консульской печати.

Консульская легализация документов требуется между странами, которые не подписали Гаагскую конвенцию (Арабские Эмираты, Канада, Ливия, Египет, Катар, Китай, Кувейт, Иордания, Ливан, Вьетнам, Шри-Ланка и некоторые другие страны). Эта процедура состоит из четырех основных шагов:

1. Заверение документа и его перевода у нотариуса.
2. Подтверждение документа при министерстве у государственного нотариуса.
3. Подтверждение в профильном министерстве.
4. Подтверждение в консульском учреждении государства, в котором вы планируете предоставлять документ.

Кто ставит апостиль в Украине

Апостиль в Украине ставится разными государственными органами в зависимости от вида документа. С 1 января 2023 года часть документов, которые ранее апостилировало Министерство иностранных дел, теперь заверяется Министерством внутренних дел, Государственной миграционной службой и Государственной налоговой службой. Вот как распределяются полномочия:

• Министерство внутренних дел – апостиль на документах, выдаваемых МВД и его территориальными органами, кроме документов, связанных с образованием и наукой.
• Министерство образования и науки – апостиль на документах, связанных с образованием и наукой.
• Министерство юстиции – апостиль на документах, выдаваемых органами юстиции, судами, государственными архивными учреждениями, органами исполнения наказаний; на документах, оформленных государственными или нотариусами Украины.
• Государственная миграционная служба – апостиль на документах, выдаваемых этой службой, и ее территориальными подразделениями, касающихся миграции.
• Государственная налоговая служба – апостиль на документах, выдаваемых этой службой и ее территориальными органами.
• Министерство иностранных дел – апостиль на других видах документов, которые не входят в компетенцию вышеуказанных министерств и служб.

Смотрите также: Фриланс и удаленная работа в Польше для украинцев

Существуют также многочисленные посреднические агентства, которые предлагают услуги по апостилированию документов. Это на самом деле может ускорить процедуру, но стоит обращаться только к тем юридическим фирмам, о которых есть положительные отзывы или которые подтверждены опытом ваших знакомых, иначе можно наткнуться на какую-то мошенническую схему. И это довольно опасно, ведь вы рискуете не только потерять деньги, но и документы, так как посредникам для оформления апостиля понадобятся оригиналы. Поэтому стоит, по крайней мере сначала, попробовать сделать апостиль самостоятельно. Ниже предоставляем пошаговую инструкцию, как это правильно сделать.

Как сделать апостиль: пошаговый алгоритм

Оформление апостиля на документы в Украине включает несколько ключевых шагов:

1. Подготовка к подаче документов. Сначала надо определить:

• необходим ли апостиль для вашего документа вообще;
• нужно ли апостилировать оригинал документа или его копию;
• какой тип апостилирования необходим: стандартный, двойной, или с консульским подтверждением.

Если нужен перевод, его необходимо осуществить через переводчика (воспользоваться услугами присяжного переводчика в Польше). Документы, выданные на бланках, которые уже не соответствуют действующим стандартам, нужно заменить на дубликаты на актуальных бланках, в соответствии с современным законодательством, и уже ставить апостиль на эти дубликаты. Определите, какое учреждение отвечает за апостилирование вашего типа документа.

2. Сбор пакета документов. Для проставления апостиля необходимо подготовить соответствующие документы:

• заявление лица на проставление апостиля;
• оригинал документа, который подлежит апостилированию/копию документа, заверенную в установленном порядке;
• документ об оплате услуги по проставлению апостиля (оплата за апостилирование осуществляется в соответствии с установленными тарифами, которую можно оплатить непосредственно в отделении банка или используя другие доступные способы оплаты).

3. Подача документов. Собрав все необходимые документы, их можно подать лично в выбранном учреждении или отправить по почте или курьерской службой. Обратите внимание, что для проставления апостиля на документы не всегда обязательно ехать в Киев:

• Министерство юстиции делегировало полномочия некоторым местным отделениям ЗАГСов, поэтому при необходимости стоит узнать о ближайшем учреждении, которое может предоставить услугу апостилирования;
• Минобразования реализует апостилирование документов через Информационно-имиджевый центр, и в рамках этой платной услуги некоторые документы можно подтвердить через курьера.

Сроки и сроки апостилирования в Украине

Стандартный срок рассмотрения заявления для проставления апостиля в Украине составляет до 5 рабочих дней согласно Постановлению Кабинета Министров Украины. Это означает, что в большинстве случаев документы будут обработаны в течение недели. В случае необходимости дополнительной проверки или уточнения информации, этот срок может быть продлен до 20 рабочих дней. Заявителю будет сообщено о возможном увеличении сроков обработки документов. Важно отметить, что в некоторых случаях, особенно в Министерстве иностранных дел, апостилирование может быть осуществлено значительно быстрее, даже в течение одного дня. Однако это не гарантия, и сроки могут быть продлены в зависимости от загруженности отдела.

Относительно стоимости апостилирования, она зависит от категории заявителя. Для физических лиц стоимость составляет 51 гривну (три необлагаемых минимума граждан), для юридических лиц – 85 гривен (5 необлагаемых минимумов). Важно учесть, что для определенных категорий граждан, таких как инвалиды 1 или 2 группы или детей-сирот, услуга может быть предоставлена бесплатно.