Jak otworzyć sklep internetowy w Polsce?

Ukraińcy, którzy z powodu wojny wyjechali do Polski, aktywnie zakładają tu własne firmy. Proponujemy dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę i co wziąć pod uwagę, gdy zamierzasz otworzyć sklep internetowy w Polsce.

E-commerce jako obiecująca szansa biznesowa dla Ukraińców w Polsce

Ukraińcy, którzy w chwili wybuchu wojny przenieśli się do Polski, podejmują ogromny wysiłek, by przystosować się do nowych realiów. I jak pokazuje praktyka, większości z nich faktycznie się to udaje. Jednym z najbardziej wymownych tego wskaźników jest fakt, że ukraińskie firmy aktywnie wchodzą na polski rynek. Według danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego od początku wojny do końca 2022 roku obywatele Ukrainy otworzyli w Polsce około 14 tys. firm (10,2 tys. z nich było zarejestrowanych jako przedsiębiorcy indywidualni, a 3,6 tys. to spółki z ukraińskim kapitałem). W efekcie udział ukraińskiego biznesu w polskim rynku wzrósł od początku roku ponad dziesięciokrotnie (z 0,8% do 8,5%).

Jednym z najbardziej popularnych i obiecujących obszarów współczesnego biznesu jest e-commerce, czyli zakupy online. I nic dziwnego, bo sklep internetowy ma wiele zalet w stosunku do platform handlowych offline. Na przykład pozwala dotrzeć do szerokiego grona odbiorców, pozostaje dostępny dla klientów przez całą dobę, eliminuje koszty wynajmu biura i często dużych magazynów, a także pozwala kupować towary tylko w wymaganej ilości na zamówienie, zamiast je magazynować. A możliwość zorganizowania płatności online sprawia, że ten format sklepu jest niezwykle wygodny dla właściciela.

Zobacz podobne:
Profil zaufany ePUAP – jak założyć i kto może z niego korzystać?

Choć oczywiście myśląc o otwarciu platformy handlowej online, należy też zdawać sobie sprawę, że zamiast wynajmować, trzeba będzie zapłacić za utrzymanie i promocję strony, zakupić kasę fiskalną online i zająć się kosztami przesyłki, ponieważ zwroty w sklepie internetowym są powszechne, gdyż kupujący nie może od razu dokładnie obejrzeć i przymierzyć towaru. Niemniej jednak, jeśli dobrze znasz specyfikę biznesu internetowego i jesteś gotowy zaryzykować, warto zastanowić się, jak trudno jest otworzyć sklep internetowy w Polsce i co powinieneś wziąć pod uwagę, rozpoczynając taki biznes w dzisiejszych czasach.

Specyfika otwarcia sklepu internetowego w Polsce

Warto zauważyć, że generalnie algorytm otwarcia sklepu internetowego w Polsce pokrywa się z odpowiednimi zasadami otwarcia podobnej platformy wirtualnej w Ukrainie. Są jednak pewne niuanse, które należy wziąć pod uwagę. A większość z nich związana jest ze specyfiką organizowania i prowadzenia działalności gospodarczej.

Zarówno w Ukrainie, jak i w Polsce przed założeniem sklepu internetowego należy jasno określić, co dokładnie planujemy sprzedawać i przygotować platformę internetową, na której zamierzamy to robić. Potrzebny będzie również biznesplan. Jeśli zamierzasz otworzyć wirtualny sklep w Polsce, powinieneś pamiętać, że:

• niektóre produkty mogą wymagać dodatkowych licencji, specjalnych zezwoleń lub innej dokumentacji pomocniczej − dlatego przed uruchomieniem sklepu internetowego należy dokładnie przemyśleć asortyment i przestudiować uwarunkowania prawne dotyczące sprzedaży towarów, które planujemy sprzedawać;
• towary w sklepie internetowym powinny być nie tylko wysokiej jakości, ale również wymagać prezentacyjnego designu − wszystkie przedmioty powinny posiadać czytelny opis, wysokiej jakości zdjęcia i ewentualnie instrukcje wideo;
• posiadanie biznesplanu nie jest panaceum na wszystkie problemy i błędy, ale jest gwarancją, że będziesz miał pewne podstawowe informacje o realizowanym projekcie, które przetworzyłeś i usystematyzowałeś.

Zapraszamy na nasz Telegram pod adres https://t.me/ukrainianinpolandpl oraz na fanpage na Facebooku https://www.facebook.com/ukrainianinpolandpl. Zespół naszego portalu codziennie wybiera dla Was najlepsze wiadomości i najistotniejsze wskazówki.

Wybór formy działalności gospodarczej i rejestracja firmy dla sklepu internetowego

Na tym etapie należy wybrać najlepszą formę dla swojej działalności. Uruchomienie sklepu internetowego w Polsce jest możliwe w każdej formie, poza spółką partnerską. Najpopularniejsze w Polsce i najprostsze pod względem formalności i odliczeń podatkowych są:

• działalność bez rejestracji;
• indywidualna przedsiębiorczość (jednoosobowa działalność gospodarcza);
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Dopuszczalne jest prowadzenie działalności nierejestrowanej, jeżeli przychód z takiej sprzedaży nie przekracza 50% minimalnej krajowej miesięcznie. Jednocześnie, jeśli pracujesz gdzieś jako pracownik, to wynagrodzenie, które otrzymujesz nie jest wliczane do tego dochodu. Warto zaznaczyć, że choć jesteś zwolniony z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne, to ta forma działalności nie zwalnia Cię z płacenia podatków od dochodów. Czyli co roku musisz rozliczyć się z urzędem skarbowym wpisując informacje o swoich zarobkach w zeznaniu podatkowym od osób fizycznych w pozycji 9. działalność nierejestrowana.  W tym przypadku podatek dochodowy wyniesie 17% lub 32% (w zależności od łącznych dochodów).

Pamiętaj, że nie będziesz mógł prowadzić niezarejestrowanej działalności gospodarczej jako sklep internetowy, jeśli w ciągu ostatnich 5 lat miałeś zarejestrowaną działalność gospodarczą (lub byłeś wspólnikiem jednej z nich), chcesz prowadzić handel internetowy w partnerstwie lub planowana działalność wymaga licencji lub zezwoleń. Jeśli zdecydujesz się otworzyć sklep jako indywidualny przedsiębiorca lub wybierzesz formę spółki cywilnej, firma musi być zarejestrowana w CEIDG, w pozostałych przypadkach wymagana jest rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Jeśli posiadamy tylko sklep internetowy, wystarczy wskazać numer NACE 47.91 Z – «handel detaliczny przez punkty odbioru zamówień lub przez Internet».

Wybór systemu podatkowego dla sklepu internetowego

Na etapie analizy biznesowej należy pamiętać o kwestiach księgowych i podatkowych. Należy niezwłocznie zapoznać się z polskimi systemami podatkowymi, aby wybrać najdogodniejszą dla siebie formę. W kontekście sklepu internetowego można rozważyć system opodatkowania przewidujący 3% ryczałt, ale należy pamiętać, że przy takim rozwiązaniu nie będzie można regulować (rozliczać) wydatków. Również ta opcja nie jest odpowiednia dla wszystkich przypadków.

Jeśli planowany dochód nie przekracza 85 528 zł, można wybrać ogólne warunki opodatkowania. Ale gdy spodziewana kwota jest wyższa, przedsiębiorcy w Polsce najczęściej wybierają podatek liniowy. Składki na ubezpieczenie społeczne dla jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącej sklep internetowy w Polsce są identyczne jak dla zwykłej jednoosobowej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że jeśli planujesz zaangażować się w międzynarodowy handel online, istnieją pewne specyficzne zasady opodatkowania takiej działalności.

Rachunek bankowy i kapitał zakładowy dla sklepu internetowego

Co ciekawe, prawo w Polsce nie zobowiązuje przedsiębiorcy do otwarcia osobnego rachunku bankowego dla sklepu internetowego. Niemniej jednak większość przedsiębiorców woli założyć konto firmowe z powodów czysto praktycznych − dzięki niemu prowadzenie biznesu staje się wygodniejsze i sprawniejsze. Co więcej, zdecydowana większość płatności w sklepie internetowym dokonywana jest w formie bezgotówkowej.

Warunki otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego dla firm są ustalane bezpośrednio przez instytucje finansowe, więc będą się różnić w zależności od banku. Oznacza to, że aby znaleźć najbardziej atrakcyjne warunki, trzeba będzie zasięgnąć tych informacji w bankach i samodzielnie dokonać analizy porównawczej. Gdy otwierasz konto biznesowe, pierwszym krokiem jest wpłata kapitału początkowego (jeśli wybrałeś spółkę LLC). Sposób wpłacania środków na konto również jest uzależniony od wymogów konkretnego banku.

Jednocześnie eksperci zwracają uwagę, że w ciągu ostatnich kilku lat warunki obsługi rachunków przedsiębiorstw w Polsce nieco się pogorszyły. Wynika to z faktu, że państwo w ramach post-pandemicznego wsparcia gospodarki dokonuje znacznych zastrzyków finansowych w system bankowy kraju, dlatego niektóre instytucje bankowe nie są zbytnio zainteresowane pozyskiwaniem pieniędzy deponentów.

VAT i kasa fiskalna w sklepie internetowym w Polsce

Przedsiębiorcy mogą sobie pozwolić na nie bycie podatnikiem VAT w Polsce, jeśli:

• ich wydatki na działalność gospodarczą są niskie lub zerowe;
• sprzedają produkty własnej produkcji;
• ich oferta sprzedaży skierowana jest do osób fizycznych, które nie mogą odliczać podatku VAT od dokonywanych zakupów lub do podmiotów gospodarczych zwolnionych z podatku VAT.

Zobacz też: Wynagrodzenie w Polsce – „brutto” i „netto”

Jednocześnie, jeśli sklep internetowy wiąże się z wysokimi kosztami, a towary pochodzą od zewnętrznych dostawców, zasadne jest rozważenie zostania płatnikiem VAT.

Tworzenie sklepu internetowego w Polsce

Z reguły stworzenie strony internetowej odbywa się równolegle z rozwiązaniem innych kwestii formalnych związanych z otwarciem sklepu internetowego, o których wspominaliśmy powyżej. Na tym etapie przedsiębiorca w Polsce, jak i na Ukrainie, ma dwie możliwości: rozpocząć tworzenie strony internetowej od podstaw lub skorzystać z gotowych platform do prowadzenia wirtualnej działalności handlowej, które są dziś szeroko reprezentowane na polskim rynku e-commerce. Każdy z tych sposobów ma swoje wady i zalety. Jednocześnie zwróć uwagę na kilka punktów, które są ważne przy tworzeniu sklepu internetowego, który będzie działał w Polsce:

• dla stron komercyjnych najpopularniejszym rozszerzeniem domeny jest .com, a dla stron działających w Polsce − .pl;
• przy tworzeniu opcji płatności, oprócz kart kredytowych i przelewów bankowych, warto dodać możliwość płacenia kodem BLIK, gdyż ten instrument płatniczy jest dość popularny wśród Polaków, w przeciwieństwie do PayPal;
• popularne w Polsce narzędzia do monitorowania ruchu na stronie i konwersji − Google Analytics lub Hotjar, do tworzenia newsletterów i automatycznej komunikacji − Freshmail lub Sales Manago, do edycji zdjęć/grafik − Canva, Gimp lub Adobe Photoshop.

Ile pieniędzy potrzebujesz, aby otworzyć sklep internetowy w Polsce?

Oczywiste jest, że nie da się podać dokładnej liczby czy wzoru obliczeniowego, który pomoże Ci określić, ile pieniędzy będziesz potrzebował na otwarcie sklepu internetowego w Polsce. Niemniej jednak, budżet każdego sklepu internetowego prawdopodobnie będzie zawierał następujące pozycje kosztowe:

• rejestracja spółki (najdroższą z proponowanych form działalności jest otwarcie spółki z o.o., będzie to koszt około 2-3 tys. zł, plus kapitał docelowy minimum 5 tys. zł)
• sprzęt i podstawowe wyposażenie biurowe (kasa fiskalna online, komputer, drukarka itp.)
• stworzenie sklepu internetowego (miejsce na serwerze 200-300 zł rocznie, rejestracja domeny średnio 20 zł, certyfikat SSL ok. 80 zł, do tego usługi programisty − gotową stronę można kupić za 5 tys. zł, w razie potrzeby projektant, copywriter, marketer, optymalizator SEO itp;)
• zakup towarów (jeśli taka decyzja zostanie podjęta);
• zaliczki na podatek, w zależności od wybranej formy działalności.

Po obliczeniu potencjalnych kosztów, powinieneś dodać do nich dodatkowe 20%. Eksperci radzą, że jest to udział, który powinien być uwzględniony w kosztorysie na nieprzewidziane okoliczności i problemy, które mogą pojawić się podczas otwierania i promocji nowego biznesu.